招标代理机构的信息化管理与应用
陶姗姗 陶晶晶
身份证号：32080119910315202X 身份证号：320882198807245420
摘要：经济的发展，社会的进步推动了我国综合国力的提升，也带动了信息化发展的步伐。我国建设领域正处于快速发展阶段，建筑行业的发展对我国经济水平的不断提高具有重要的推动作用。在建筑工程施工方面，大多通过招标来选择施工单位，招标工作对建筑项目具有重要意义。但是，由于建筑招标市场存在恶意竞争，相关企业需要对潜在投标人进行市场调研，了解市场供需情况，才能促进建筑工程达到高质量要求，并对成本进行合理管控。
关键词：招标代理机构;信息化;管理应用
引言
工程招标代理作为建筑工程建设重要的组成部分，我国建筑市场良性发展离不开工程招标代理。招标代理机构应努力提高自身的服务水平，保证建筑工程招标质量。
1建筑工程招标代理行业概述
(1)需要对招标的相关方案进行策划，招标人需办理相关手续才能开展招标工作，比如前期到主管部门进行招标情况告知或备案。(2)编制资格审查文件和招标文件，通过市场调查或经验积累，在法律法规范围内合理设置符合招标项目的资格条件和评审方式。(3)及时发布招标公告和招标文件，吸引潜在投标人，通过前期对项目实际情况的了解，及时准确协助招标人回答投标人的相关问题，为开评标工作的顺利进行做好预案。(4)组织开标工作、协助招标人组建评标委员会进行评标。如有必要，在评标过程中协助评标委员会编制评标报告和中标候选人的推荐，及时对中标的候选人进行公示。(5)招标人完成定标工作，及时将中标通知书发放给中标人，配合招标人和投标人签署合同。
2招标代理机构的信息化管理与应用
2.1建立健全规章制度，引导招标代理高质量作业
建筑工程招标代理机构需要了解自身职责，充分发挥自身的积极性和主观能动性，提高工作效率，从而为建筑工程的发展提供动力支持。通过管理可以让有效的资源发挥巨大潜力，因此，应尽快完善招标采购规章制度，并引导从业人员严格执行有关制度，提供高质量的服务，促进利益的最大化。此外，还要建立监督小组，主要是各个部门进行自我检查，及时上报工作中出现的各种问题，并研究解决，还可根据有关问题对相关战略目标进行补充和完善。
2.2创新业务拓展思路
工程招标代理业务拓展思路需要做到与时俱进，只有思路正确，才能够在业务拓展方面不会出现方向性的错误。从业务拓展的具体思路来看，需要注意以下两点：一方面是要树立客户为中心的业务拓展思路，即关注客户的诉求，将客户的需求作为业务拓展的起点，围绕客户的需求进行业务拓展方案设计，这样的业务拓展成功率才能够得到最大限度提升;另一方面是要树立一体化、多元化的业务拓展思路，多元化是指业务拓展需要尽力涵盖不同的行业、不同的客户，一体化是指要提供全过程招标代理服务，给客户提供一揽子的服务方案。创新业务拓展思路需要自上而下进行，工程招标代理机构需要多多进行业务拓展思路的探讨，统一员工的思想，从而按照上述思路进行业务拓展。
2.3加快信息化建设
信息化建设对于工程招标代理机构业务拓展水平的提升具有非常重要的作用，工程招标代理机构需要高度重视信息化建设，在信息化建设软件以及硬件方面加大投入力度，尤其是要提升员工信息化素养，能够充分利用信息化技术来给客户提供更加便捷、高效的招标代理服务。招标代理机构可以开发自己的业务，开拓信息化平台，顺应电子招标的趋势，并将其与招标代理服务其他工作进行融合，全面提升服务水平，助力招标代理业务拓展。
2.4工程招标代理的信息管理与应用
2.4.1业务数据库的运用
当前，招标代理业务在国内竞争日趋激烈。为增强企业的实力，招标代理企业制度必须根据不同阶段进行适当的变化与调整。根据自己企业的特点，形成适应自身情况的行业信息库，并利用网络的技术手段进行阶段性优化。利用信息管理手段，收集其他企业的招标代理资料及信息，提高企业在行业的竞争力。建立自己企业信息库在招标代理机构工作中作用非常明显，比如能够根据自己的档案和资料进行分类管理，利用已有的各种类型的工程招标文件，在新的招标代理活动中提高管理效率。基于此，招标代理机构可以安排自己企业内部管理人员，对数据库中的文件和资源做分类信息管理，包括存储、传输和处理，检索、整理和利用等，以降低管理成本，提高企业竞争力。
2.4.2完善招标资料、档案信息管理
招标代理机构要注意档案资料的存档，全面落实该项职责。对以往代理的招标项目出现的问题进行分类分析，并选择各个项目招标的经验经历，及时复盘，做好资源和存档的工作。有时，为了避免重大项目出现问题后续不能查找原因，需长期存档;若文档和材料不能按时提供，则需要督促相关管理人员尽快提交。因此，招标代理机构应建立信息管理中心。
2.5运用现代化信息技术
现代化信息技术的快速发展给招标代理机构的发展带来了新的挑战，同时也为招标代理机构在激烈的市场竞争环境中实现可持续发展提供了机会。招标代理机构应充分运用现代信息技术，实现运营思维、流程及模式再造。如，开拓电子招标业务模式，根据自身业务发展建立招标信息管理平台，建立招标代理数据库，培育数据及信息集成优势，将项目建设全生命周期的相关专业结构纳入企业资源库中，不断挖掘有效信息，在项目初期为建设方提供科学的意见建议，甚至在全过程工程建设业务的各流程提供关键信息及服务支撑。
2.6管理风险防范措施
通过前面的原因分析，我们看到，管理风险既有思想上的问题也有管理上的问题，因此，管理风险防范措施要从思想和管理层面同时发力、同步推进。
2.6.1提升招标从业人员能力
加强对招标从业人员的培训，提升招标从业人员的法律意识、职业素养和能力水平，引导招标从业人员将职业道德、责任感、廉政意识等内化于心，外化于行。完善专家库，充分发挥评标专家作用，更好促进专家资源共享和辅助招标人确定合格的中标人。
2.6.2加强对招标工作的全过程管理
招标人应指派专人参加招标全过程，在程序上严格要求并监督代理公司，选择合理的招标方式，通过资格预审，考察潜在投标人技术、经济、管理的综合能力，通过专家评标，选择最优的投标人。
2.6.3推行招标信息化平台
进一步推行招标“信息化平台”，充分利用“四库一平台”辅助招标工作，实现招标“信息化”和“数字化”，运用大数据技术，使招标工作信息化、透明化、智能化，建立招标投标交易价格数据库，通过大数据识别不平衡报价投标人、判断出投标报价低于成本的投标人，辨识围标、串标行为。通过影像方式记录评标全过程，防止评标暗箱操作。
结语
综上所述，建设项目招标代理工作负责与建设项目的信息沟通。建设项目招标代理机构在收到相应任务后，应及时整理信息，并通过各网络代理组织及时公布有关招标信息，并采用多种手段加强风险防控，提升项目质量。
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