探析高校基建资料室工作管理

探析高校基建资料室工作管理
刘小民1 刘永行1,2
(1.延安大学基本建设处 陕西延安 716000;2.西安科技大学 陕西西安 710054)
[摘要]本文从当前高校资料室工作的特点服务性、系统性、繁杂性。人员建设、设施建设、管理制度三个方面如何建设及其重要性。
[关键词]基建；资料室；管理

1.引言
随着我国高校教育管理体制改革步伐的加快，我国高校原有的规模和设施远远不能满足适应教学发展的需要。各高校积极投入新校区建设，进入大规模建设时期，工程建设项目不断增加。相应基建档案在建设过程中就大量产生，它是工程建设过程各方面全面真实的记录和描述，它对于该工程竣工以后，对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建等的依据和凭证。国家档案局颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》对验收的范围、要求和验收程序等作了原则上的规定，相应地当地城建档案管理机构也做了一些规章制度，但基本建设资料收集整理管理是一项非常庞大、繁琐、复杂、系统的工作，也是一项严肃、认真的工作。这使得高校资料室显得越来越重要，经济、高效的资料室建设迫在眉睫。
2资料室管理工作的基本特点
2.1服务性。这是资料室工作的最重要的特点。其的任务是为建设项目产生的资料存放、收集整理、施工管理及造价人员查阅、移交完整的基建城建档案等活动服务的，服务的好坏是衡量资料室管理工作的一个重要标志。
2.2系统性。档案资料是伴随建设程序的过程产生，因而它是一项系统的工程。档案管理员必须做好前期、设计、施工、竣工等每个阶段中各个环节上资料的收集、归档、整编等一系列工作。
2.3繁杂性。资料室工作所涉及工程专业知识范围较广，工作较繁杂，因为管理员要对不同专业档案整编要求、归档的时间等有所了解和熟知档案规程。
3.资料室的建设管理
资料室的建设应包括人员建设、设施建设、管理制度建设三个方面：
3.1资料室管理人员应具备的素养
3.1.1思想素养 作为资料管理人员，要有为工程管理服务思想意识，因为其是基建管理对外交流形象的重要组成部分。同时，对工作一定要任劳任怨、兢兢业业，要明确资料室管理工作制度、职责。根据工程的进度做好资料的收集和整理的一系列的工作，这是确保资料归档质量重要基础和前提。
3.1.2业务素质 当代科技突飞猛进，要求人们不断地在业务知识方面“充电”。如办公实现计算机管理、无纸化办公等。为了适应形势的需要，要求资料管理人员知识不断更新，业务更加精益求精，逐步应用计算机管理，提高了查阅、服务的效率和节约归档成本。
3.2资料室设施建设
资料是建设项目非常重要的组成部分，它的保存至关重要。因此在设施建设和器材的选购上，要充分地了解并提出设施的标准及规模的建议，做到布局合理，经济适用，保障安全，确保设施具有针对性、质量达标、安全供给，同时定期安全检查，如防火、防霉、防水等，对检查的结果要及时向主管领导汇报、处理并记录。
4.建立完善的资料室管理制度
完善的资料管理制度是形成资料成果的保障，同时也是资料室工作管理的重要内容，应抓好以下几方面工作：
4.1工作档案管理制度。人员考核记录和工作记录，资料定期归档，做到明确专人负责与工程同步进行地收集前期、施工、竣工资料的整理工作、及时做好移交和归档、切实保证各阶段收集整理资料的质量，做到内容齐全、真实、准确、用语规范、字迹清楚、结论明确和连续性。
4.2人员管理制度。行之有效的健全的人员管理制度能充分发挥资料管理员的能动性，提高积极性，保证资料室建设和管理的有效性和时效性，同时带来更多的经济效益和社会效益。各类人员岗位职责制度、培训、考核、奖罚制度等是它的重要的组成部分。
4.3资料管理制度。对资料的归档、借阅、保密、复印、损坏、丢失赔偿处罚等制度。基本信息收集、整理、汇总实行计算机管理，与领导资源共享，从而提高工作效率。
5.结束语
综上所述，资料室建设应高校领导重视、各科室等外部因素的支持，配备一定数量思想政治觉悟高业务素质强的管理人员，成立管理机构，完善各项制度。

参考文献：
[1]吴松勤 建筑工程施工质量验收规范应用讲座[M].中国建筑工业出版社,2002,11.
[2]刘小合 对煤炭基建项目资料收集整理工作的认识[J]. 中州煤炭, 2001年第4期:31-33.
[3]孔霞 谈基建工程项目档案工作[J]. 一重技术, 2005年第1期:75-76.

[作者简介]
1.刘小民(1974.4) 男 陕西米脂人 工程师 研究方向:高校办公室管理
2.刘永行(1981.7) 男 陕西佳县人 助理工程师 研究方向:土木工程施工与管理;在读硕士 研究方向：岩土工程

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